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博士后主持學(xué)術(shù)會(huì)議的技巧

學(xué)術(shù)會(huì)議經(jīng)常被安排得很糟糕，因?yàn)闀?huì)打擾我們的“真正”工作。但是，運(yùn)行良好的會(huì)議可能會(huì)產(chǎn)生完全相反的效果。一場精彩的會(huì)議應(yīng)該產(chǎn)生協(xié)作 - 參與者之間的對話和社區(qū)意識(shí)，澄清 - 新的和有用的信息，以及活力 - 離開會(huì)議后繼續(xù)項(xiàng)目的新能量。按照以下提示了解如何舉辦一流的會(huì)議。

定義會(huì)議
? 定義會(huì)議的目的：通過聲明“此會(huì)議的目的是 _________”開始會(huì)議。房間里的每個(gè)人都可能只是從其他承諾中跑進(jìn)來的。目標(biāo)公告可以幫助每個(gè)人“登陸”會(huì)議并專注于手頭的任務(wù)。
? 定義會(huì)議的范圍：您是開會(huì)設(shè)計(jì)整個(gè)實(shí)驗(yàn)并將任務(wù)委派給實(shí)驗(yàn)室同事，還是討論您想要追求的潛在新研究方向？未定義的范圍可能會(huì)導(dǎo)致長時(shí)間的會(huì)議花費(fèi)在尚不需要決定的細(xì)節(jié)上。弄清楚你需要完成什么才能進(jìn)入下一階段，然后休會(huì)。
? 定義會(huì)議的基調(diào)：對會(huì)議主題表現(xiàn)出熱情！如果你看起來很無聊或氣餒，其他人也會(huì)。即使您開會(huì)討論一些困難的事情，也要對努力解決問題的前景感到興奮。在會(huì)議結(jié)束時(shí)，請務(wù)必感謝每個(gè)人的參與，并為下一步提供鼓勵(lì)（請參閱下面的“行動(dòng)項(xiàng)目”）。

讓合適的人進(jìn)入房間
沒有什么比坐在會(huì)議中不知道你為什么在那里更令人沮喪的了。通過考慮您需要的會(huì)議級(jí)別來充分利用每個(gè)人的時(shí)間。
? 項(xiàng)目會(huì)議：您不必包括可能受到項(xiàng)目影響的每個(gè)人。相反，邀請手頭主題的專家。邀請每個(gè)受影響團(tuán)隊(duì)的一名“大使”作為會(huì)議代表，然后將結(jié)果傳達(dá)給團(tuán)隊(duì)的其他成員。這是項(xiàng)目會(huì)議的模板。
? 團(tuán)隊(duì)會(huì)議：對于常設(shè)團(tuán)隊(duì)會(huì)議，請為每個(gè)人提供議程部分，以添加一兩個(gè)關(guān)于他們正在處理的內(nèi)容的項(xiàng)目符號(hào)。將此納入議程可確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)發(fā)言，而聲音較少的團(tuán)隊(duì)成員仍然可以聽到他們的聲音。下面是團(tuán)隊(duì)會(huì)議的模板。
? 一對一：經(jīng)理應(yīng)與員工建立定期簽到。 每周或每月 15-30 分鐘通常足以讓雙方保持在同一頁面上。經(jīng)理將了解員工的工作量、當(dāng)前項(xiàng)目的更新并提供反饋。員工應(yīng)該詢問項(xiàng)目的意見，并讓經(jīng)理知道是否需要任何其他資源。
? 全公司會(huì)議：隨著組織的發(fā)展，小組會(huì)議的長度也會(huì)增加。確保它們易于管理。在Addgene，團(tuán)隊(duì)可以在書面議程中添加任意數(shù)量的要點(diǎn)，但每個(gè)團(tuán)隊(duì)只能大聲解決一個(gè)要點(diǎn)。這使我們的全公司會(huì)議簡短、內(nèi)容豐富且愉快。
? 電子郵件：有時(shí)，正確的會(huì)議根本不是會(huì)議。當(dāng)不需要討論并且您只需要提醒每個(gè)人（例如，通知人們更新的協(xié)議）時(shí)，請改為發(fā)送電子郵件。

3 A - 議程、行動(dòng)項(xiàng)目和問責(zé)制
? 議程：提前一天發(fā)送會(huì)議的談話要點(diǎn)。這使每個(gè)人都有機(jī)會(huì)查看議程并添加缺少的任何內(nèi)容。會(huì)議期間，對議程要點(diǎn)做筆記。在Addgene，我們喜歡使用Google Doc在屏幕上實(shí)時(shí)執(zhí)行此操作。
? 操作項(xiàng)：在離開會(huì)議之前，請瀏覽筆記并挑選出操作項(xiàng)。將它們移到議程頂部的單獨(dú)部分，并使用小組成員的姓名縮寫為每個(gè)部分分配。如果合適，請?jiān)跁?huì)議結(jié)束后通過電子郵件發(fā)送。
? 問責(zé)制：在下次會(huì)議上，首先檢查上次會(huì)議的行動(dòng)項(xiàng)目。使用一些積極的同伴壓力來確保每個(gè)人都完成分配的項(xiàng)目，以保持項(xiàng)目的進(jìn)展。

明智地利用時(shí)間
? 會(huì)議是用來交談的，而不是用來閱讀的：在會(huì)議之前發(fā)送相關(guān)文檔，例如要審查的提案或項(xiàng)目計(jì)劃。在Addgene，我們喜歡發(fā)送一個(gè)谷歌文檔，人們可以在其中發(fā)表評(píng)論。在會(huì)議上，我們只關(guān)注人們有問題或建議的部分，而不是一起閱讀整個(gè)事情。
? 您實(shí)際需要多長時(shí)間？ 就像液體一樣，會(huì)議往往會(huì)填充其容器的形狀。考慮一下你是否真的需要整整一個(gè)小時(shí)來實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目的（見上面的“定義范圍”），或者你是否可以把它減少到三十分鐘。
? 保持前進(jìn)：如果你傾向于深入研究細(xì)節(jié)，請同事幫助你對前進(jìn)負(fù)責(zé)。請記住，許多更深入的討論可以與一兩個(gè)相關(guān)人員“離線”進(jìn)行。
? 您需要多久見面一次？ 使用反復(fù)試驗(yàn)來確定會(huì)議的最佳頻率 - 每天、每周、每月或每季度？我的團(tuán)隊(duì)過去每月開會(huì)一次，但我們發(fā)現(xiàn)我們的會(huì)議花了將近兩個(gè)小時(shí)，我們感到脫節(jié)。通過每周會(huì)議，我們將時(shí)間縮短到一個(gè)小時(shí)或更短，并能夠就彼此的項(xiàng)目提供更及時(shí)的反饋。對于全公司會(huì)議，每月仍然效果最好。找出適合您的每種會(huì)議類型的方法（見上文）。
我們在上面提供了一些提示，說明 Addgene 的運(yùn)作良好，但會(huì)議從來都不是一刀切的。隨意嘗試不同的策略，并找出適合您組織的方法。向同事尋求反饋。當(dāng)您參加運(yùn)行良好的會(huì)議時(shí)，請注意哪些內(nèi)容效果良好，并向會(huì)議負(fù)責(zé)人詢問一些提示。不久之后，您將自己舉辦協(xié)作、信息豐富、充滿活力的會(huì)議。